Sau hơn 1 năm kể từ ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra đời, thì ngày 30/9/2019 vừa qua, Bộ Tài Chính mới ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thông tư 68 ra đời, được xem là căn cứ pháp lý vững chắc giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo đó, lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử chính thức từ ngày 01/11/2020. Trong thời hạn từ nay đến ngày 31/12/2020 mọi văn bản, thông tư, quyết định cũ về hóa đơn điện tử vẫn có hiệu lực thi hành.
Ngay tại thời điểm này, khi chưa đến thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, đã có rất nhiều doanh nghiệp đã tiến hành sử dụng hóa đơn điện tử hoặc sử dụng hóa đơn giấy song song với hóa đơn điện tử. Vậy điều kiện cần có để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử là gì?
Tại khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ, người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Như vậy, trước khi thực hiện chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.